正德厚生,臻于至善

梁德力:实现任务目标并不简单

最近听到有不同的朋友都在抱怨,说是明明白白的事情,可是下属就是办不好,结果我了解几个事情的实际情况,并不是他们所说的那样。一般情况下上司交代下属工作之后,有四种情况可能会发生,第一,上司表达清楚了,下属也听明白了;第二,上司表达清楚了,下属没有听明白;第三,上司表达不清楚,但是下属认为听明白了,第四,上司表达不清楚,下属也没有听明白。不同的组合就会有不同的结局,而不同的下属去完成任务,同样的情况也会有不同的结局。

通常完成任务的首要条件,是这个任务是否陈述的相当清楚,这个与很多因素有关系,与上司的表达能力有关,如果上司把问题陈述清楚,很容易让下属听得懂,那么这个下属就很容易理解上司的指令;与下属的理解能力有关,如果下属了解此次任务的背景,很容易理解上司的真实想法,那么理解上司的任务并不难;与下属做事情的态度有关,有些下属不会简单地听完上司的指令,就会去立即执行,他会把自己的理解复述一遍,看看和上司的交代有多大偏差,如果有偏差,他会继续问清楚,知道没有偏差为止。我们不能祈求上司改善他的表达能力,我们应该更多地习惯上司表达问题的方法和语言,更多地了解项目或者任务背景,在做项目决策时,理解会更容易一些。我们还要应该有一个负责任的心态,如果没有听懂上司的陈述,我们要学会不耻下问,要把不清楚的事情问清楚。

其次,要选择合适的人去完成任务,我们从上述四种情况看,如果一个任务陈述很清楚,那只是任务的开始,还需要有人理解这次任务的真实目的,很多时候任务没有完成,是因为任务指令在传递过程中就出现了偏差,结果无论后续执行任务的人员多么努力,最后的结果都会背道而驰;有时即使任务理解和传递没有问题,我们会发现在后续的执行过程中,还是出现了问题。因为在执行任务过程中,我们会遇到很多预想不到的问题,这个时候就要求我们执行任务的人员有很强的应变能力,要求他们根据情况的变化采取不同的措施和努力,推进任务的完成。影响任务推进的这些问题事先并没有预估到,完全靠个人的经验和应急处置能力,以及他们面对困难的态度,这些才是完成任务的根本保证。

第三,还必须有合理的监控与过程指导。很多时候,多数上司都只是把任务安排出去了,忽略了对过程的监控,忽略了对下属的指导,这是与上司的假设有关,这些上司通常都会潜意识地认为下属有能力完成这些任务,不会有什么问题,如果下属长期和上司搭档,这倒不是问题,恰恰很多下属没有和上司配合那么久,如果上司没有过程的监控,任务的执行就会失去控制,下属的问题也不会得到及时纠正,缺乏指导的下属也会成长很慢,还会在后续的任务中支付更高的代价和学习成本。

第四,也给人力资源提出了一个严肃的用人课题。对于不同工作风格的上司,如果配备与之风格互补的下属,这是一个很古老的话题。对于那些听不懂上司指示的而又不问的人,以及没有听懂上司陈述的人,都不应该成为上司的助手,这样在用人这个环节把好关,这样就会确保任务指示的传递不会有偏差,确保任务的指示传递到位。

要做的事情很重要,关键要把合适的任务下达给合适的人;一个任务的指示陈述不清楚,是很难传递出去的;如果任务传递不及时,传递不准确,付出再大的努力,也不会达到目的。过程没有监控,人员没有指导,出错也是没有纠正的机会,人员也不会成长的;合适的人承担了合适的任务,就会按照事先的设想去完成,最后的结果也会事半功倍的。

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